QUY TRÌNH "LẤY BOOKING" TÀU

16/04/2026 11:19:04 438

QUY TRÌNH
Mục lục
QUY TRÌNH "LẤY BOOKING" TÀU
Mình thấy nhiều bạn khi mới vào nghề hoặc đi thực tập thường khá lúng túng khi bắt đầu quy trình làm Booking (đặt chỗ) với hãng tàu/forwarder. Nhìn qua thì đơn giản, nhưng nếu không làm bài bản, chỉ cần sai một chi tiết nhỏ là lô hàng "bay màu", kéo theo chi phí phát sinh cực kỳ lớn cho doanh nghiệp.
Dưới đây là quy trình 4 bước mình đã đúc kết từ thực tế công việc hàng ngày, các bạn lưu lại để bỏ túi nhé:
BƯỚC 1: CHUẨN BỊ THÔNG TIN
Trước khi liên hệ lấy booking, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ bộ thông tin sau để tránh phải chỉnh sửa nhiều lần (đặc biệt quan trọng với hàng xuất khẩu):
• Tuyến đường: Cảng đi (POL) – Cảng đến (POD).
• Thông tin hàng: Tên hàng (Commodity), Trọng lượng (Weight) – Cái này cực quan trọng để hãng tàu sắp xếp vị trí container.
• Loại container & Số lượng: 20'DC, 40'HC hay container lạnh? Cần bao nhiêu chiếc?
• Thời gian dự kiến (ETD): Ngày bạn muốn hàng lên tàu.
BƯỚC 2: GỬI YÊU CẦU BOOKING
Bạn có thể gửi yêu cầu này cho Hãng tàu (Carrier) hoặc Đại lý vận tải (Forwarder) qua Email, hệ thống E-booking (trên web hãng tàu), hoặc qua phần mềm chuyên dụng.
Nội dung email yêu cầu cần có:
- Tiêu đề rõ ràng: Booking Request - [Tên hàng] - [Cảng đi] - [Cảng đến].
- Thông tin người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee) dự kiến.
- Thời gian dự kiến đóng hàng (Closing time).
- Yêu cầu về dịch vụ (ví dụ: cần free time tại cảng đến)
BƯỚC 3: NHẬN BÁO GIÁ & CÂN NHẮC "BÀI TOÁN" CHI PHÍ
Đừng chỉ nhìn vào con số cước biển (Ocean Freight). Hãy nhìn tổng quan các chi phí để đánh giá:
• Chi phí: Tổng Local Charges + Ocean Freight đã tối ưu chưa?
• Transit Time: Tàu đi thẳng (Direct) hay đi chuyển tải (Transit)?
• Lịch trình: Có khớp với tiến độ sản xuất và đóng hàng tại xưởng không?
• Đặc biệt: Nhớ check cả Free Time (DEM/DET). Một chút "ưu đãi" về thời gian miễn phí lưu bãi sẽ là cứu cánh nếu lô hàng của bạn gặp sự cố ở cảng đích.
BƯỚC 4: KIỂM TRA "BOOKING CONFIRMATION" – ĐỪNG ĐỂ SAI SÓT!
Khi cả 2 bên để đi đến thống nhất thì hãng tàu sẽ gửi lại cho bạn bản xác nhận đặt chỗ. Khi nhận được Booking Confirmation, hãy kiểm tra kỹ
• Vessel/Voyage: Tên tàu và số chuyến.
• Empty Pick-up Depot: Nơi lấy vỏ rỗng. Lấy sai depot là "mất trắng" tiền xe chạy lòng vòng đấy!
• Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải (nếu có).
• Số lượng container được cấp.
3 MỐC THỜI GIAN BẠN CẦN ĐẶC BIỆT LƯU Ý:
- CY Cut-off (Giờ cắt máng): Hàng phải nằm trên bãi trước giờ này.
- SI Cut-off (Hạn nộp chi tiết Bill): Quá giờ này là bị phạt chỉnh sửa Bill, tốn phí vô ích.
- VGM Cut-off (Hạn nộp phiếu cân): Quy định bắt buộc theo công ước SOLAS.
BƯỚC 5: TRIỂN KHAI PHỐI HỢP LIÊN PHÒNG BAN
Sau khi có Booking, hãy kết nối ngay:
• Gửi Booking cho Nhà xe (Trucking): Để họ chủ động lấy lệnh, kéo vỏ và đóng hàng.
• Gửi cho Ops/Hải quan: Truyền tờ khai, làm thủ tục thông quan kịp thời trước giờ cắt máng.
BƯỚC 6. KIỂM TRA VÀ CẬP NHẬT
- Đóng hàng: Điều phối việc đóng hàng vào container đúng hạn.
- SI (Shipping Instruction): Gửi thông tin chi tiết lô hàng (SI) cho hãng tàu trước thời hạn SI Cut-off ghi trên Booking để họ làm Bill of Lading.
- VGM (Verified Gross Mass): Thực hiện khai báo khối lượng toàn bộ container theo quy định SOLAS
Trong nghề này, sự chỉn chu là vũ khí sắc bén nhất. Sai một ly là đi một dặm, nhưng nếu nắm vững quy trình, bạn sẽ luôn làm chủ được lô hàng, dù áp lực có lớn đến đâu.
𝐂Ô𝐍𝐆 𝐓𝐘 𝐓𝐍𝐇𝐇 𝐆𝐈𝐀𝐎 𝐍𝐇Ậ𝐍 𝐐𝐔Ố𝐂 𝐓Ế 𝐇𝐏 𝐋𝐈𝐍𝐊
☎️ Sales Director Mr Doanh: 0906 174 066
☎️ Sales Leader Ms Huyền: 0967 422 214
📧 Email: sales@hplink.com.vn
🌐 Fanpage: HP LINK LOGISTICS-Chuyên Dịch Vụ Hải Quan & Vận Chuyển Quốc Tế
🎯Tiktok: hp_link_logistics
🎯Instagram: hplink_logistics
🏠Trụ sở chính tại Hải Phòng: Phòng 803, Tầng 8, Toà nhà Apollo, số 1A/10 lô 8A Đường Lê Hồng Phong, Phường Ngô Quyền, Tp. Hải Phòng, Việt Nam
🏠Địa chỉ tại Tp. Hồ Chí Minh: Số 20, Đường Số 8, KDC Cityland Park Hills, Phường Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam

Bài viết liên quan:

FOB, CIF, DDP: Chọn điều kiện nào khi nhập khẩu thép từ China về Việt Nam?
05/09/2026 48
FOB, CIF, DDP: Chọn điều kiện nào khi nhập khẩu thép từ China về Việt Nam?

FOB, CIF hay DDP – đâu là điều kiện giao hàng phù hợp khi nhập khẩu thép từ China về Việt Nam? Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt khi nhập khẩu thép cuộn, thép tấm, thép hình, thép ống và các sản phẩm thép khác.

5 lỗi có thể khiến doanh nghiệp nhập khẩu thép phát sinh chi phí
04/09/2026 41
5 lỗi có thể khiến doanh nghiệp nhập khẩu thép phát sinh chi phí

Nhập khẩu thép từ Trung Quốc về Việt Nam không chỉ cần quan tâm đến giá hàng và cước vận chuyển. Nếu thông tin hàng hóa, mã HS, chứng từ hoặc kế hoạch thông quan không được kiểm tra kỹ, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều khoản chi phí ngoài dự kiến.

Nhập khẩu thép cuộn, thép tấm, thép hình khác nhau thế nào về thủ tục?
04/09/2026 51
Nhập khẩu thép cuộn, thép tấm, thép hình khác nhau thế nào về thủ tục?

Nhập khẩu thép cuộn, thép tấm, thép hình từ Trung Quốc về Việt Nam đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để phục vụ sản xuất, xây dựng và gia công cơ khí. Tuy nhiên, không phải tất cả các sản phẩm thép đều có cách xác định mã HS và thủ tục nhập khẩu giống nhau.

Mã HS thép xác định như thế nào? Hướng dẫn tra mã HS thép nhập khẩu từ Trung Quốc
04/09/2026 39
Mã HS thép xác định như thế nào? Hướng dẫn tra mã HS thép nhập khẩu từ Trung Quốc

Mã HS thép xác định như thế nào? Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện nhập khẩu thép từ Trung Quốc về Việt Nam. Việc xác định đúng mã HS không chỉ giúp doanh nghiệp tính toán thuế mà còn hỗ trợ kiểm tra chính sách quản lý, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục hải quan chính xác hơn.

Thép từ China về Việt Nam cần những chứng từ gì? Hồ sơ nhập khẩu thép Trung Quốc
03/09/2026 45
Thép từ China về Việt Nam cần những chứng từ gì? Hồ sơ nhập khẩu thép Trung Quốc

Thép từ China về Việt Nam cần những chứng từ gì? Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp, nhà máy, đơn vị kinh doanh sắt thép quan tâm khi có nhu cầu nhập khẩu thép từ Trung Quốc.

1 LÔ THÉP – 5 RỦI RO DOANH NGHIỆP DỄ MẤT TIỀN
27/08/2026 51
1 LÔ THÉP – 5 RỦI RO DOANH NGHIỆP DỄ MẤT TIỀN

Nhập khẩu sắt thép là hoạt động có giá trị lớn, yêu cầu doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ từ mã HS, chính sách mặt hàng, chứng từ, C/O cho đến tải trọng và phương án vận chuyển. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí, chậm thông quan hoặc ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất – kinh doanh.

Bảy điểm phải kiểm tra khi nhập khẩu thép – Hướng dẫn doanh nghiệp từ A-Z
26/08/2026 65
Bảy điểm phải kiểm tra khi nhập khẩu thép – Hướng dẫn doanh nghiệp từ A-Z

Nhập khẩu thép là hoạt động phổ biến trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng và cơ khí. Tuy nhiên, thép là nhóm hàng có nhiều chủng loại, quy cách và tiêu chuẩn kỹ thuật khác nhau nên doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ mã HS, chính sách mặt hàng, thuế nhập khẩu, xuất xứ, chất lượng và hồ sơ hải quan trước khi đưa hàng về Việt Nam.

Doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu nên thuê dịch vụ hay tự khai?
24/08/2026 60
Doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu nên thuê dịch vụ hay tự khai?

Khi bắt đầu hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp thường phải đối mặt với rất nhiều thủ tục liên quan đến hồ sơ, chứng từ, khai báo hải quan, mã HS, thuế, chính sách mặt hàng và kiểm tra chuyên ngành.

Chuyên viên tư vấn
Vị trí Công Ty
Facebook
0906 174 066
Click để gọi ngay cho tôi - messenger Click để gọi ngay cho tôi - zalo