QUY TRÌNH "LẤY BOOKING" TÀU

16/04/2026 11:19:04 390

QUY TRÌNH
Mục lục
QUY TRÌNH "LẤY BOOKING" TÀU
Mình thấy nhiều bạn khi mới vào nghề hoặc đi thực tập thường khá lúng túng khi bắt đầu quy trình làm Booking (đặt chỗ) với hãng tàu/forwarder. Nhìn qua thì đơn giản, nhưng nếu không làm bài bản, chỉ cần sai một chi tiết nhỏ là lô hàng "bay màu", kéo theo chi phí phát sinh cực kỳ lớn cho doanh nghiệp.
Dưới đây là quy trình 4 bước mình đã đúc kết từ thực tế công việc hàng ngày, các bạn lưu lại để bỏ túi nhé:
BƯỚC 1: CHUẨN BỊ THÔNG TIN
Trước khi liên hệ lấy booking, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ bộ thông tin sau để tránh phải chỉnh sửa nhiều lần (đặc biệt quan trọng với hàng xuất khẩu):
• Tuyến đường: Cảng đi (POL) – Cảng đến (POD).
• Thông tin hàng: Tên hàng (Commodity), Trọng lượng (Weight) – Cái này cực quan trọng để hãng tàu sắp xếp vị trí container.
• Loại container & Số lượng: 20'DC, 40'HC hay container lạnh? Cần bao nhiêu chiếc?
• Thời gian dự kiến (ETD): Ngày bạn muốn hàng lên tàu.
BƯỚC 2: GỬI YÊU CẦU BOOKING
Bạn có thể gửi yêu cầu này cho Hãng tàu (Carrier) hoặc Đại lý vận tải (Forwarder) qua Email, hệ thống E-booking (trên web hãng tàu), hoặc qua phần mềm chuyên dụng.
Nội dung email yêu cầu cần có:
- Tiêu đề rõ ràng: Booking Request - [Tên hàng] - [Cảng đi] - [Cảng đến].
- Thông tin người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee) dự kiến.
- Thời gian dự kiến đóng hàng (Closing time).
- Yêu cầu về dịch vụ (ví dụ: cần free time tại cảng đến)
BƯỚC 3: NHẬN BÁO GIÁ & CÂN NHẮC "BÀI TOÁN" CHI PHÍ
Đừng chỉ nhìn vào con số cước biển (Ocean Freight). Hãy nhìn tổng quan các chi phí để đánh giá:
• Chi phí: Tổng Local Charges + Ocean Freight đã tối ưu chưa?
• Transit Time: Tàu đi thẳng (Direct) hay đi chuyển tải (Transit)?
• Lịch trình: Có khớp với tiến độ sản xuất và đóng hàng tại xưởng không?
• Đặc biệt: Nhớ check cả Free Time (DEM/DET). Một chút "ưu đãi" về thời gian miễn phí lưu bãi sẽ là cứu cánh nếu lô hàng của bạn gặp sự cố ở cảng đích.
BƯỚC 4: KIỂM TRA "BOOKING CONFIRMATION" – ĐỪNG ĐỂ SAI SÓT!
Khi cả 2 bên để đi đến thống nhất thì hãng tàu sẽ gửi lại cho bạn bản xác nhận đặt chỗ. Khi nhận được Booking Confirmation, hãy kiểm tra kỹ
• Vessel/Voyage: Tên tàu và số chuyến.
• Empty Pick-up Depot: Nơi lấy vỏ rỗng. Lấy sai depot là "mất trắng" tiền xe chạy lòng vòng đấy!
• Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải (nếu có).
• Số lượng container được cấp.
3 MỐC THỜI GIAN BẠN CẦN ĐẶC BIỆT LƯU Ý:
- CY Cut-off (Giờ cắt máng): Hàng phải nằm trên bãi trước giờ này.
- SI Cut-off (Hạn nộp chi tiết Bill): Quá giờ này là bị phạt chỉnh sửa Bill, tốn phí vô ích.
- VGM Cut-off (Hạn nộp phiếu cân): Quy định bắt buộc theo công ước SOLAS.
BƯỚC 5: TRIỂN KHAI PHỐI HỢP LIÊN PHÒNG BAN
Sau khi có Booking, hãy kết nối ngay:
• Gửi Booking cho Nhà xe (Trucking): Để họ chủ động lấy lệnh, kéo vỏ và đóng hàng.
• Gửi cho Ops/Hải quan: Truyền tờ khai, làm thủ tục thông quan kịp thời trước giờ cắt máng.
BƯỚC 6. KIỂM TRA VÀ CẬP NHẬT
- Đóng hàng: Điều phối việc đóng hàng vào container đúng hạn.
- SI (Shipping Instruction): Gửi thông tin chi tiết lô hàng (SI) cho hãng tàu trước thời hạn SI Cut-off ghi trên Booking để họ làm Bill of Lading.
- VGM (Verified Gross Mass): Thực hiện khai báo khối lượng toàn bộ container theo quy định SOLAS
Trong nghề này, sự chỉn chu là vũ khí sắc bén nhất. Sai một ly là đi một dặm, nhưng nếu nắm vững quy trình, bạn sẽ luôn làm chủ được lô hàng, dù áp lực có lớn đến đâu.
𝐂Ô𝐍𝐆 𝐓𝐘 𝐓𝐍𝐇𝐇 𝐆𝐈𝐀𝐎 𝐍𝐇Ậ𝐍 𝐐𝐔Ố𝐂 𝐓Ế 𝐇𝐏 𝐋𝐈𝐍𝐊
☎️ Sales Director Mr Doanh: 0906 174 066
☎️ Sales Leader Ms Huyền: 0967 422 214
📧 Email: sales@hplink.com.vn
🌐 Fanpage: HP LINK LOGISTICS-Chuyên Dịch Vụ Hải Quan & Vận Chuyển Quốc Tế
🎯Tiktok: hp_link_logistics
🎯Instagram: hplink_logistics
🏠Trụ sở chính tại Hải Phòng: Phòng 803, Tầng 8, Toà nhà Apollo, số 1A/10 lô 8A Đường Lê Hồng Phong, Phường Ngô Quyền, Tp. Hải Phòng, Việt Nam
🏠Địa chỉ tại Tp. Hồ Chí Minh: Số 20, Đường Số 8, KDC Cityland Park Hills, Phường Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam

Bài viết liên quan:

Doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu nên thuê dịch vụ hay tự khai?
24/08/2026 12
Doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu nên thuê dịch vụ hay tự khai?

Khi bắt đầu hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp thường phải đối mặt với rất nhiều thủ tục liên quan đến hồ sơ, chứng từ, khai báo hải quan, mã HS, thuế, chính sách mặt hàng và kiểm tra chuyên ngành.

Hàng nhập khẩu về cảng Hải Phòng bao lâu thì phải mở tờ khai?
24/08/2026 20
Hàng nhập khẩu về cảng Hải Phòng bao lâu thì phải mở tờ khai?

Hàng nhập khẩu về cảng Hải Phòng bao lâu thì phải mở tờ khai? Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để chủ động kế hoạch thông quan, hạn chế phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi và tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Giải pháp Vận tải Đa phương thức Tuyến Trung Quốc – Việt Nam – Nhanh chóng, An toàn, Tối ưu chi phí
20/08/2026 15
Giải pháp Vận tải Đa phương thức Tuyến Trung Quốc – Việt Nam – Nhanh chóng, An toàn, Tối ưu chi phí

Trong bối cảnh kim ngạch thương mại giữa Trung Quốc và Việt Nam liên tục tăng trưởng, nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới ngày càng lớn. Tuy nhiên, doanh nghiệp không chỉ cần một đơn vị vận chuyển mà còn cần một giải pháp logistics toàn diện, giúp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng và đảm bảo hàng hóa an toàn.

CẢNH BÁO RỦI RO HẬU KIỂM HẢI QUAN: DOANH NGHIỆP CẦN CHỦ ĐỘNG PHÒNG NGỪA
20/08/2026 18
CẢNH BÁO RỦI RO HẬU KIỂM HẢI QUAN: DOANH NGHIỆP CẦN CHỦ ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, không ít doanh nghiệp cho rằng khi hàng hóa đã được thông quan và đưa vào sử dụng hoặc lưu thông thì các thủ tục hải quan đã hoàn tất. Tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp vẫn có thể đối mặt với hoạt động kiểm tra sau thông quan, hay còn được nhiều doanh nghiệp gọi là hậu kiểm hải quan.

Ba lỗi khiến hàng bị chậm thông quan – Doanh nghiệp cần biết để tránh phát sinh chi phí
19/08/2026 22
Ba lỗi khiến hàng bị chậm thông quan – Doanh nghiệp cần biết để tránh phát sinh chi phí

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc hàng hóa bị chậm thông quan không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh mà còn có thể làm phát sinh nhiều chi phí như lưu container, lưu bãi, lưu kho và các chi phí xử lý liên quan.

HÀNG VỀ CẢNG NHƯNG CHƯA CÓ CHỨNG TỪ THÌ XỬ LÝ THẾ NÀO?
19/08/2026 23
HÀNG VỀ CẢNG NHƯNG CHƯA CÓ CHỨNG TỪ THÌ XỬ LÝ THẾ NÀO?

Hàng về cảng nhưng chưa có chứng từ là tình huống khá phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp có thể nhận được thông báo hàng đã cập cảng, nhưng Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), C/O hoặc các chứng từ chuyên ngành chưa được gửi đầy đủ.

HP LINK – CHUYÊN VẬN CHUYỂN TUYẾN Nansha Port ⇄ Hải Phòng NHANH – ỔN ĐỊNH – TỐI ƯU CHI PHÍ
23/04/2026 314
HP LINK – CHUYÊN VẬN CHUYỂN TUYẾN Nansha Port ⇄ Hải Phòng NHANH – ỔN ĐỊNH – TỐI ƯU CHI PHÍ

HP LINK – CHUYÊN VẬN CHUYỂN TUYẾN Nansha Port ⇄ Hải Phòng NHANH – ỔN ĐỊNH – TỐI ƯU CHI PHÍ Trong mạng lưới...

HP LINK – CHUYÊN VẬN CHUYỂN TUYẾN Shekou Port ⇄ Hải Phòng NHANH – LINH HOẠT – TỐI ƯU CHI PHÍ
23/04/2026 325
HP LINK – CHUYÊN VẬN CHUYỂN TUYẾN Shekou Port ⇄ Hải Phòng NHANH – LINH HOẠT – TỐI ƯU CHI PHÍ

HP LINK – CHUYÊN VẬN CHUYỂN TUYẾN Shekou Port ⇄ Hải Phòng NHANH – LINH HOẠT – TỐI ƯU CHI PHÍ Trong chuỗi cung...

Chuyên viên tư vấn
Vị trí Công Ty
Facebook
0906 174 066
Click để gọi ngay cho tôi - messenger Click để gọi ngay cho tôi - zalo