Mục lục

🚢 HÀNG CẦN VỀ GẤP? ĐỪNG CHỈ NÓI VỚI FORWARDER “BOOK TÀU NHANH NHẤT” – HÃY CUNG CẤP 7 THÔNG TIN NÀY NGAY TỪ ĐẦU!

Doanh nghiệp cần hàng nhập khẩu về gấp nhưng không biết nên chọn chuyến tàu nào? Làm thế nào để lựa chọn dịch vụ vận tải biển phù hợp, hạn chế nguy cơ chậm giao hàng và kiểm soát chi phí logistics?

Đây là vấn đề thường gặp đối với các doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu sản xuất, máy móc, linh kiện, sắt thép và hàng hóa phục vụ đơn hàng có thời hạn giao gấp.

Nhiều doanh nghiệp thường yêu cầu forwarder:

💬 “Lô hàng này bên anh cần gấp, em tìm giúp chuyến tàu nhanh nhất nhé!”

Tuy nhiên, chuyến tàu có thời gian vận chuyển ngắn nhất chưa chắc là phương án giúp doanh nghiệp nhận hàng sớm nhất tại nhà máy.

Thời gian giao hàng thực tế còn phụ thuộc vào ngày hàng sẵn sàng, lịch tàu, tuyến vận chuyển, cảng đến, chứng từ, thủ tục hải quan và phương án vận tải nội địa.

Vậy khi cần hàng về gấp, doanh nghiệp nên cung cấp những thông tin gì để forwarder lựa chọn service phù hợp?

Cùng Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế HP LINK tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

📅 1. Xác định ngày muộn nhất doanh nghiệp phải nhận được hàng

Thông tin đầu tiên cần trao đổi với forwarder không phải là giá cước, mà là thời hạn cần nhận hàng thực tế.

Thay vì chỉ thông báo:

❌ “Bên anh cần hàng càng sớm càng tốt.”

Doanh nghiệp nên cung cấp:

Ngày muộn nhất cần nhận hàng tại nhà máy hoặc kho.

Địa điểm giao hàng cuối cùng.

Mức độ linh hoạt của thời hạn nhận hàng.

Những công đoạn sản xuất hoặc giao hàng có thể bị ảnh hưởng nếu hàng đến chậm.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp nhập khẩu linh kiện từ Trung Quốc về Hải Phòng cần nhận hàng tại nhà máy trước ngày 20 của tháng.

Khi đó, forwarder cần đánh giá phương án vận chuyển có khả năng đáp ứng thời hạn giao hàng tại nhà máy, thay vì chỉ tìm chuyến tàu có ETA sớm nhất tại cảng Hải Phòng.

📌 Kinh nghiệm logistics: ETA là thời gian tàu dự kiến đến cảng, không đồng nghĩa với thời gian hàng được giao đến kho.

📦 2. Cung cấp Cargo Ready Date – Ngày hàng sẵn sàng

Cargo Ready Date là ngày hàng hóa đã sẵn sàng để bàn giao theo kế hoạch xuất khẩu.

Đây là một trong những dữ liệu quan trọng khi kiểm tra lịch tàu và khả năng đặt booking.

Doanh nghiệp cần xác nhận với nhà cung cấp:

✅ Hàng đã hoàn thành sản xuất chưa?

✅ Đã đóng gói xong chưa?

✅ Có cần kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng không?

✅ Ngày nào có thể giao hàng đến địa điểm đóng container hoặc cảng?

✅ Chứng từ thương mại đã được chuẩn bị chưa?

⚠️ Sai lầm thường gặp

Doanh nghiệp yêu cầu đặt chuyến tàu khởi hành sớm nhưng nhà cung cấp chưa hoàn thành hàng.

Khi hàng không kịp thời hạn tiếp nhận, doanh nghiệp có thể phải thay đổi booking hoặc điều chỉnh kế hoạch vận chuyển.

Giải pháp: Xác nhận Cargo Ready Date với nhà cung cấp trước khi yêu cầu forwarder kiểm tra lịch tàu.

🚢 3. Cung cấp POL và POD để lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp

📍 POL – Port of Loading

Là cảng xếp hàng tại nước xuất khẩu.

Ví dụ, đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp cần xác định cảng đi cụ thể theo địa điểm giao hàng của nhà cung cấp và phương án vận chuyển.

📍 POD – Port of Discharge

Là cảng dỡ hàng tại Việt Nam.

Doanh nghiệp cần làm rõ cảng đến dự kiến, chẳng hạn cảng tại khu vực Hải Phòng hoặc khu vực khác phù hợp với địa điểm nhận hàng.

Vì sao POL và POD quan trọng?

Bởi cùng một quốc gia xuất khẩu nhưng khác cảng đi hoặc cảng đến có thể dẫn đến:

Khác lịch tàu.

Khác tuyến vận chuyển.

Khác thời gian dự kiến.

Khác chi phí vận tải biển.

Khác phương án vận chuyển nội địa.

💡 Doanh nghiệp nên cung cấp chính xác POL, POD và địa chỉ giao hàng cuối cùng để forwarder đánh giá toàn bộ hành trình.

🔄 4. Yêu cầu so sánh Direct Service và Transshipment

Khi hàng cần về gấp, việc lựa chọn tuyến tàu cần được xem xét kỹ.

🚢 Direct Service – Dịch vụ đi thẳng

Đây là phương án vận chuyển không phải chuyển tải container sang tàu khác trong hành trình đã công bố.

Ưu điểm có thể có:

✔️ Hạn chế một số rủi ro liên quan đến chuyển tải.

✔️ Giảm số công đoạn chuyển tiếp container.

✔️ Có thể phù hợp với yêu cầu tiến độ và tính ổn định của lô hàng.

🔄 Transshipment – Dịch vụ chuyển tải

Đây là phương án container được chuyển từ tàu này sang tàu khác tại cảng trung gian.

Doanh nghiệp cần đánh giá:

✔️ Thời gian vận chuyển dự kiến.

✔️ Lịch tàu kết nối.

✔️ Thời gian chờ tại cảng chuyển tải.

✔️ Khả năng thay đổi lịch trình.

✔️ ETA tại cảng đích.

⚠️ Direct Service có luôn nhanh hơn Transshipment không?

Không nhất thiết.

Ví dụ, một chuyến tàu đi thẳng có thời gian vận chuyển ngắn nhưng ngày khởi hành muộn. Trong khi đó, một chuyến chuyển tải khởi hành sớm hơn có thể có ETA dự kiến tốt hơn.

Vì vậy, không nên lựa chọn chỉ dựa trên tên loại service.

Forwarder cần so sánh ETD, ETA, tổng thời gian dự kiến và những rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ.

⚖️ 5. Cung cấp đầy đủ thông tin hàng hóa và container

Khi yêu cầu báo cước cho lô hàng cần về gấp, doanh nghiệp cần mô tả rõ hàng hóa.

📦 Commodity – Mặt hàng

Ví dụ:

Thép hình H/I/U/V.

Thép cuộn, thép tấm.

Máy móc sản xuất.

Linh kiện, phụ tùng.

Nguyên liệu phục vụ sản xuất.

Các mặt hàng thương mại khác.

Cần cung cấp tên hàng cụ thể và các đặc điểm có ảnh hưởng đến vận chuyển.

⚖️ Gross Weight – Tổng trọng lượng

Trọng lượng ảnh hưởng đến việc lựa chọn container, phương án xếp hàng và khả năng vận chuyển nội địa.

📐 Dimensions – Kích thước

Đối với hàng dài, hàng nặng hoặc hàng có kích thước đặc biệt, cần cung cấp chiều dài, chiều rộng, chiều cao và trọng lượng từng kiện.

🚢 Container Type & Quantity

Doanh nghiệp nên xác nhận:

Container 20DC, 40DC, 40HC hoặc loại khác.

Số lượng container.

Trọng lượng dự kiến mỗi container.

Có yêu cầu vận chuyển đặc biệt hay không.

📌 Lưu ý: Với hàng quá khổ, quá tải hoặc hàng không phù hợp container thông thường, cần đánh giá thực tế phương án OOG, flat rack, open top hoặc phương án vận chuyển khác. Không nên mặc định khả năng tiếp nhận khi chưa có dữ liệu kỹ thuật và xác nhận của đơn vị vận chuyển.

📑 6. Thông báo tình trạng chứng từ và chính sách nhập khẩu

Một lô hàng có lịch tàu thuận lợi vẫn có thể chậm giao nhận nếu chứng từ chưa đầy đủ hoặc phát sinh yêu cầu thủ tục chưa được chuẩn bị.

Doanh nghiệp nên trao đổi với forwarder về:

📄 Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại.

📄 Packing List – Phiếu đóng gói.

📄 Bill of Lading – Vận đơn.

📄 C/O – Chứng từ xuất xứ nếu có.

📄 Catalogue, thông số kỹ thuật hoặc tài liệu mô tả hàng hóa khi cần.

📄 Các giấy phép, chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện áp dụng.

⚠️ Vì sao cần kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi hàng về?

Tùy từng mặt hàng, mã HS, đặc tính hàng hóa và quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục liên quan.

Tuy nhiên, không phải mọi lô hàng đều phải xin giấy phép, kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng.

Doanh nghiệp cần xác định chính xác chính sách áp dụng theo thông tin hàng hóa và văn bản hiện hành.

💡 HP LINK khuyến nghị: Khi lô hàng có yêu cầu giao gấp, nên phối hợp rà soát hồ sơ và chính sách nhập khẩu ngay từ trước khi tàu đến để chủ động kế hoạch thông quan.

⏱️ 7. Làm rõ mức độ ưu tiên giữa thời gian, chi phí và Free Time

Không phải doanh nghiệp nào cần hàng gấp cũng sẵn sàng lựa chọn phương án có chi phí cao hơn.

Vì vậy, cần trao đổi rõ với forwarder về mức độ ưu tiên.

🔴 Trường hợp 1: Ưu tiên tiến độ

Phù hợp với những lô hàng có thời hạn nhận hàng rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất.

Forwarder cần tập trung kiểm tra phương án có khả năng đáp ứng tiến độ, đồng thời làm rõ rủi ro và chi phí.

🟡 Trường hợp 2: Cân bằng giữa chi phí và thời gian

Doanh nghiệp cần so sánh nhiều phương án về:

ETD và ETA.

Transit Time.

Cước biển.

Các khoản phụ phí.

Free Time.

Khả năng bố trí vận chuyển nội địa.

🟢 Trường hợp 3: Có thể linh hoạt thời gian

Doanh nghiệp có thể cân nhắc thêm các lịch tàu và phương án vận chuyển phù hợp với ngân sách.

📌 Đừng quên Free Time

Khi lựa chọn booking, cần kiểm tra điều kiện miễn phí lưu container, sử dụng container và các khoản phí lưu bãi liên quan.

Free Time không quyết định tốc độ tàu chạy, nhưng ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận và khả năng kiểm soát chi phí sau khi hàng đến.

👉 Service phù hợp không đơn thuần là service có cước thấp nhất hoặc transit time ngắn nhất, mà là phương án đáp ứng tốt nhất nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

📋 8. Checklist 10 thông tin doanh nghiệp nên gửi forwarder khi cần hàng về gấp

Trước khi yêu cầu báo cước vận tải biển, hãy chuẩn bị:

☐ 1. POL: Cảng đi.

☐ 2. POD: Cảng đến.

☐ 3. Commodity: Tên hàng và mô tả hàng hóa.

☐ 4. Container: Loại và số lượng container hoặc thông tin hàng lẻ.

☐ 5. Gross Weight: Tổng trọng lượng.

☐ 6. Cargo Ready Date: Ngày hàng sẵn sàng.

☐ 7. Required Delivery Date: Ngày muộn nhất cần nhận hàng.

☐ 8. Incoterms: Điều kiện giao hàng theo hợp đồng.

☐ 9. Delivery Address: Địa chỉ giao hàng cuối cùng.

☐ 10. Special Requirements: Yêu cầu về tiến độ, ngân sách, chứng từ hoặc phương án vận chuyển.

Nếu chưa có đầy đủ thông tin, doanh nghiệp nên nêu rõ dữ liệu nào đang chờ xác nhận để forwarder đánh giá sơ bộ và chỉ ra những điểm cần bổ sung.

⚠️ 9. Sáu sai lầm thường gặp khi đặt tàu cho lô hàng cần về gấp

❌ Sai lầm 1: Chỉ yêu cầu chuyến tàu nhanh nhất

Không cung cấp thời hạn nhận hàng tại kho khiến forwarder khó xác định phương án phù hợp.

❌ Sai lầm 2: Chỉ so sánh Transit Time

Transit Time ngắn không đồng nghĩa với ETA sớm nếu ngày tàu khởi hành khác nhau.

❌ Sai lầm 3: Mặc định Direct Service luôn tốt hơn

Cần kiểm tra lịch trình cụ thể thay vì mặc định mọi chuyến đi thẳng đều nhanh hơn chuyển tải.

❌ Sai lầm 4: Chưa xác nhận ngày hàng sẵn sàng

Có thể dẫn đến booking không phù hợp và phải thay đổi kế hoạch.

❌ Sai lầm 5: Chưa chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu

Chứng từ thiếu hoặc chưa rà soát chính sách mặt hàng có thể ảnh hưởng đến tiến độ thông quan.

❌ Sai lầm 6: Chỉ quan tâm ngày tàu cập cảng

Bỏ qua thời gian làm thủ tục, lấy hàng và vận chuyển nội địa có thể khiến doanh nghiệp đánh giá sai thời điểm hàng đến nhà máy.

💬 10. Mẫu yêu cầu báo cước khi doanh nghiệp cần hàng nhập khẩu về gấp

Doanh nghiệp có thể gửi forwarder nội dung sau:

Kính gửi HP LINK,

Bên tôi có một lô hàng nhập khẩu cần nhận gấp tại nhà máy. Nhờ HP LINK kiểm tra phương án vận chuyển phù hợp theo thông tin:

POL: [Tên cảng đi]

POD: [Tên cảng đến]

Commodity: [Tên hàng]

Container: [Loại và số lượng container]

Gross Weight: [Tổng trọng lượng]

Cargo Ready Date: [Ngày hàng sẵn sàng]

Required Delivery Date: [Ngày muộn nhất cần nhận hàng]

Delivery Address: [Địa chỉ giao hàng]

Incoterms: [Điều kiện giao hàng]

Special Requirements: [Yêu cầu khác nếu có]

Nhờ HP LINK kiểm tra và so sánh các phương án phù hợp, bao gồm:

ETD, ETA và thời gian vận chuyển dự kiến.

Direct Service hoặc Transshipment.

Cước biển và các khoản phụ phí liên quan.

Free Time và điều kiện áp dụng.

Phương án giao hàng từ cảng về nhà máy.

Những rủi ro có thể ảnh hưởng đến thời hạn nhận hàng.

Ưu tiên của chúng tôi là lựa chọn phương án có khả năng đáp ứng tiến độ giao hàng với tổng chi phí hợp lý.

Xin cảm ơn!

🤝 11. HP LINK – Tư vấn lựa chọn service vận tải biển phù hợp với tiến độ nhập khẩu

Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế HP LINK cung cấp dịch vụ logistics, vận tải biển quốc tế, giao nhận hàng hóa và thủ tục hải quan cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Đối với những lô hàng cần về gấp, HP LINK chú trọng việc thu thập thông tin từ đầu để phối hợp đánh giá phương án vận chuyển.

Các dịch vụ HP LINK có thể hỗ trợ gồm:

🚢 Vận tải biển quốc tế: Tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra phương án vận chuyển phù hợp.

📅 Tư vấn lịch tàu: So sánh ETD, ETA, transit time và tuyến vận chuyển theo dữ liệu thực tế.

💰 Báo giá cước biển: Làm rõ phạm vi dịch vụ và các khoản chi phí liên quan.

📑 Dịch vụ hải quan: Hỗ trợ rà soát chứng từ, khai báo và phối hợp thực hiện thủ tục nhập khẩu.

🚛 Vận chuyển nội địa: Phối hợp kế hoạch vận chuyển hàng từ cảng đến kho hoặc nhà máy.

📦 Theo dõi giao nhận: Hỗ trợ cập nhật lịch trình và phối hợp xử lý thay đổi phát sinh.

HP LINK không mặc định một lịch tàu là nhanh nhất hoặc cam kết thời gian giao hàng khi chưa xác nhận lịch trình, khả năng đặt chỗ, hồ sơ và điều kiện khai thác thực tế.

📞 12. Hàng nhập khẩu cần về gấp? Gửi thông tin cho HP LINK để được tư vấn và báo cước

Doanh nghiệp đang nhập khẩu nguyên liệu, sắt thép, máy móc, linh kiện hoặc hàng hóa thương mại từ Trung Quốc và các thị trường quốc tế về Việt Nam?

Hãy gửi HP LINK những thông tin sau:

✅ POL: Cảng đi.

✅ POD: Cảng đến.

✅ Commodity: Mặt hàng.

✅ Container: Số lượng và loại container.

✅ Cargo Ready Date: Thời gian hàng sẵn sàng.

✅ Required Delivery Date: Ngày cần nhận hàng.

✅ Delivery Address: Địa chỉ giao hàng cuối cùng.

📩 HP LINK sẽ tiếp nhận thông tin, kiểm tra phương án service phù hợp và báo giá theo điều kiện thực tế.

CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ HP LINK

☎️ Sales Director Mr Doanh: 0906 174 066

📧 Email: sales@hplink.com.vn

🌍 Website: http://www.dichvuhaiquanhaiphong.com

🌐 Fanpage: HP LINK LOGISTICS-Chuyên Dịch Vụ Hải Quan & Vận Chuyển Quốc Tế

🎯Tiktok: hp_link_logistics

🎯Instagram: hplink_logistics

🏠Trụ sở chính tại Hải Phòng: Phòng 803, Tầng 8, Tòa nhà thửa số 10 lô 8A1, Khu đô thị mới ngã 5 Sân bay Cát Bi, Phường Gia Viên, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam.

🏠Địa chỉ tại Tp. Hồ Chí Minh: Số 20, Đường Số 8, KDC Cityland Park Hills, Phường Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam.