🚢 DOANH NGHIỆP CÓ VOLUME LỚN: ĐỪNG CHỈ MUA CƯỚC RẺ – HÃY QUẢN TRỊ CẢ GIÁ, SPACE VÀ SERVICE
Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu chỉ phát sinh vài container mỗi tháng, việc hỏi cước biển theo từng lô hàng có thể vẫn đáp ứng được nhu cầu.
Nhưng khi sản lượng tăng lên hàng chục, thậm chí hàng trăm container mỗi tháng, cách mua cước cần thay đổi.
Lúc này, câu hỏi không nên chỉ là:
👉 “Hãng tàu hoặc forwarder nào đang có giá rẻ nhất?”
Mà cần chuyển thành:
👉 “Làm thế nào để có mức cước cạnh tranh, đảm bảo space, duy trì service ổn định và luôn có phương án dự phòng khi thị trường biến động?”
Đối với doanh nghiệp có volume lớn, mua cước biển không đơn thuần là tìm một quotation thấp. Đây là bài toán tổng hợp giữa freight procurement – đàm phán – phân bổ volume – quản trị nhà cung cấp – kiểm soát service và tổng chi phí logistics.
Từ kinh nghiệm triển khai các lô hàng xuất nhập khẩu thực tế, HP LINK cho rằng doanh nghiệp càng có volume lớn thì càng cần xây dựng chiến lược mua cước có hệ thống.
1️⃣ Volume lớn là lợi thế đàm phán – nhưng phải biến volume thành dữ liệu
Một tình huống khá phổ biến khi doanh nghiệp làm việc với hãng tàu hoặc forwarder là:
❌ “Bên tôi đi rất nhiều container mỗi tháng, báo cho tôi giá tốt nhất.”
Volume lớn chắc chắn là một lợi thế. Tuy nhiên, chỉ nói “đi nhiều” chưa đủ để xây dựng phương án cước phù hợp.
Doanh nghiệp nên chuẩn hóa dữ liệu tối thiểu gồm:
🔹 POL (Port of Loading): Cảng đi
🔹 POD (Port of Discharge): Cảng đến
🔹 Commodity: Mặt hàng
🔹 Loại container: 20GP, 40GP, 40HC hoặc container đặc biệt
🔹 Volume trung bình theo tuần/tháng
🔹 Volume mùa thấp điểm và cao điểm
🔹 Forecast 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng nếu có
🔹 Tần suất shipment
🔹 Yêu cầu direct service hay chấp nhận transshipment
🔹 Transit time mong muốn
🔹 Free time cần thiết
🔹 Các tuyến cần ưu tiên space/service
📌 Volume càng rõ, khả năng xây dựng phương án mua cước và đàm phán càng tốt.
Một forecast có cơ sở và tương đối sát với sản lượng thực tế thường có giá trị hơn việc đưa ra một con số volume rất lớn nhưng không xác định được hàng sẽ chạy vào thời điểm nào.
2️⃣ Volume đã lớn, đừng chỉ mua cước theo từng shipment
Khi doanh nghiệp có lượng hàng ổn định, nên chuyển từ tư duy quản lý từng booking sang quản trị theo từng trade lane – tuyến vận chuyển.
Ví dụ:
📍 Shanghai → Hải Phòng
📍 Ningbo → Hải Phòng
📍 Qingdao → Hải Phòng
📍 Hải Phòng → Shanghai
📍 Hải Phòng → Busan
Sau đó phân nhóm từng tuyến.
🔹 Lane có volume lớn và ổn định
Có thể cân nhắc phương án rate có tính ổn định cao hơn và đàm phán dựa trên forecast thực tế.
🔹 Lane có volume thất thường
Nên duy trì tính linh hoạt, kết hợp các phương án short-term hoặc spot phù hợp với từng thời điểm.
🔹 Lane ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất
Đây là nhóm cần đặc biệt chú ý tới:
Space + equipment + schedule + transit time + khả năng xử lý sự cố.
Trong nhiều trường hợp, độ ổn định của service quan trọng hơn việc cố giảm thêm một phần ocean freight.
🔹 Lane ít gấp và linh hoạt về thời gian
Doanh nghiệp có thể mở rộng lựa chọn routing hoặc service để tìm phương án tối ưu chi phí hơn.
👉 Không nhất thiết toàn bộ volume của doanh nghiệp phải áp dụng chung một chiến lược mua cước.
3️⃣ Đàm phán cước biển không chỉ là đàm phán Ocean Freight
Đây là điểm doanh nghiệp có volume lớn đặc biệt cần lưu ý.
Một quotation có Ocean Freight thấp chưa chắc là phương án có tổng chi phí logistics tốt nhất.
Khi so sánh các phương án, doanh nghiệp nên xem xét đồng thời:
💰 Ocean Freight
💰 Local charges và các khoản phí liên quan
💰 Surcharge theo điều kiện báo giá
⏳ Free time
📦 Khả năng cấp container rỗng/equipment
🚢 Khả năng đáp ứng space
🛳 Direct service hay transshipment
⏱ Transit time dự kiến
📅 Cut-off và lịch vận hành
📋 Điều kiện áp dụng rate
📆 Validity của quotation
⚠️ Cơ chế xử lý khi phát sinh thay đổi
Ví dụ, một phương án tiết kiệm được một phần cước biển nhưng thường xuyên thiếu equipment, khó lấy booking hoặc phát sinh thay đổi sát ngày đóng hàng có thể gây ảnh hưởng tới toàn bộ kế hoạch logistics phía sau.
📌 Vì vậy, doanh nghiệp nên so sánh total logistics cost và chất lượng service, thay vì chỉ đặt các mức Ocean Freight cạnh nhau.
4️⃣ Đừng đặt toàn bộ volume vào một phương án duy nhất
Doanh nghiệp có volume lớn cần đặc biệt quan tâm tới quản trị rủi ro vận chuyển.
Một nguyên tắc có thể tham khảo là:
Có phương án chính nhưng luôn chuẩn bị phương án dự phòng.
Có thể xây dựng theo 3 lớp:
🥇 Primary Option
Phương án chính dành cho phần volume tương đối ổn định, đáp ứng tốt các tiêu chí về giá, space và service.
🥈 Secondary Option
Phương án dự phòng khi primary option gặp vấn đề về space, equipment, lịch tàu hoặc service.
🥉 Spot Option
Sử dụng cho volume phát sinh, tuyến không ổn định hoặc những thời điểm thị trường có phương án phù hợp hơn.
⚠️ Không có một tỷ lệ cố định giữa contract – short-term – spot phù hợp với mọi doanh nghiệp.
Tỷ trọng cần được xác định dựa trên forecast, mùa vụ, đặc điểm từng trade lane, yêu cầu service và mức độ chấp nhận rủi ro của doanh nghiệp.
5️⃣ Đừng chỉ quản trị RATE – hãy quản trị SERVICE
Một sai lầm khác là doanh nghiệp dành rất nhiều thời gian cho tender và đàm phán giá nhưng sau khi chốt nhà cung cấp lại không đo lường chất lượng thực tế.
Với volume lớn, nên xây dựng Service Scorecard và đánh giá định kỳ.
📊 Một số tiêu chí có thể theo dõi:
✔️ Booking acceptance – khả năng tiếp nhận booking
✔️ Tỷ lệ đáp ứng space
✔️ Khả năng đáp ứng equipment
✔️ Tần suất roll/change schedule
✔️ Transit time thực tế
✔️ Khả năng xử lý shipment gấp
✔️ Tốc độ phản hồi khi xảy ra vấn đề
✔️ Chi phí thực tế so với quotation
✔️ Volume thực tế so với kế hoạch
✔️ Chất lượng phối hợp khi phát sinh sự cố
Một nhà cung cấp có rate thấp hơn nhưng service thường xuyên không đáp ứng yêu cầu chưa chắc tạo ra total cost tốt hơn cho doanh nghiệp.
6️⃣ Volume không chỉ là lợi thế – volume cũng là cam kết
Doanh nghiệp thường có suy nghĩ:
“Volume lớn thì phải có giá tốt.”
Điều này có cơ sở. Nhưng ở chiều ngược lại, hãng tàu hoặc forwarder cũng cần đánh giá:
👉 Volume doanh nghiệp forecast có thực sự chạy hay không?
Ví dụ, nếu forecast đưa ra rất cao nhưng volume thực tế liên tục thấp hơn đáng kể, chất lượng dữ liệu cho các kỳ đàm phán sau cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Ngược lại, doanh nghiệp có:
✅ Forecast tương đối chính xác
✅ Booking đều và có kế hoạch
✅ Volume ổn định
✅ Lịch đóng hàng tương đối rõ
✅ Phối hợp chứng từ tốt
✅ Thông tin thay đổi được cập nhật sớm
sẽ tạo điều kiện tốt hơn để xây dựng phương án cước và service dài hạn.
📌 Đàm phán tốt không chỉ dựa vào volume lớn, mà còn phụ thuộc vào “chất lượng của volume”.
⚠️ Những lỗi doanh nghiệp có volume lớn thường gặp khi mua cước biển
❌ Chỉ chọn hãng tàu/forwarder có Ocean Freight thấp nhất.
❌ Dồn quá nhiều volume vào một phương án mà không có backup.
❌ Forecast volume quá cao so với nhu cầu thực tế chỉ để đàm phán giá.
❌ Không phân loại lane quan trọng và lane có thể linh hoạt.
❌ Chỉ đàm phán rate nhưng không thống nhất rõ yêu cầu service.
❌ Không theo dõi performance sau khi triển khai.
❌ Không đối chiếu quotation với chi phí thực tế sau mỗi shipment.
❌ Chỉ bắt đầu tìm phương án backup khi đã xảy ra tình trạng thiếu space hoặc service không đáp ứng.
👉 Với doanh nghiệp volume lớn, một vấn đề nhỏ nếu lặp lại trên hàng chục container có thể trở thành một khoản chi phí hoặc rủi ro vận hành đáng kể.
✅ Checklist trước khi tender hoặc đàm phán cước biển
Trước khi gửi RFQ/yêu cầu báo giá cho hãng tàu hoặc forwarder, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
☑️ POL/POD theo từng trade lane
☑️ Mặt hàng – Commodity
☑️ Loại container
☑️ Volume lịch sử
☑️ Volume trung bình/tháng
☑️ Forecast volume
☑️ Mùa cao điểm/thấp điểm
☑️ Transit time yêu cầu
☑️ Direct/transshipment requirement
☑️ Free time yêu cầu
☑️ Các lane cần ưu tiên space
☑️ Mức độ linh hoạt về lịch tàu
☑️ Các vấn đề service từng gặp
☑️ Tiêu chí lựa chọn ngoài giá
Khi bộ dữ liệu này đủ tốt, câu hỏi sẽ không còn đơn giản là:
❌ “Bên nào cho tôi giá thấp nhất?”
Mà nên là:
✅ “Với volume và service requirement này, phương án nào giúp doanh nghiệp cân bằng tốt nhất giữa giá – space – service – tổng chi phí và rủi ro vận hành?”
🚢 HP LINK – Giải pháp cước biển và logistics cho doanh nghiệp có volume lớn
Với doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu thường xuyên, HP LINK hướng tới việc phân tích nhu cầu thực tế trước khi xây dựng phương án cước, thay vì chỉ gửi một mức giá cho từng shipment.
HP LINK có thể cùng doanh nghiệp rà soát:
🔹 Cơ cấu volume theo từng tuyến
🔹 Direct service và transshipment
🔹 Yêu cầu về space, equipment và lịch tàu
🔹 Phương án primary/backup
🔹 Cấu trúc báo giá và các khoản chi phí liên quan
🔹 Ocean Freight – Customs – Trucking
🔹 Theo dõi service trong quá trình triển khai
Mục tiêu không đơn thuần là tìm “một mức cước rẻ”, mà là tìm phương án logistics phù hợp với volume, kế hoạch hàng và yêu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp.
📩 Doanh nghiệp đang có volume lớn hoặc kế hoạch xuất nhập khẩu thường xuyên, vui lòng gửi HP LINK:
👉 POL – POD – Mặt hàng – Số container – Loại container – Thời gian dự kiến
HP LINK sẽ kiểm tra nhu cầu cụ thể để tư vấn và báo giá phù hợp.
☎️ Hotline: 0906 174 066
🌐 Website: dichvuhaiquanhaiphong.com
HP LINK – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong vận tải biển, thủ tục hải quan và logistics.
#HPLink #CuocBien #OceanFreight #FreightProcurement #Logistics #XuatNhapKhau #SeaFreight #ForwarderHaiPhong #LogisticsHaiPhong #ContainerShipping #SupplyChain
