Ba lỗi khiến hàng bị chậm thông quan – Doanh nghiệp cần biết để tránh phát sinh chi phí
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc hàng hóa bị chậm thông quan không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh mà còn có thể làm phát sinh nhiều chi phí như lưu container, lưu bãi, lưu kho và các chi phí xử lý liên quan.
Trên thực tế, có nhiều nguyên nhân khiến một lô hàng không thể thông quan đúng kế hoạch. Tuy nhiên, dưới đây là 3 lỗi phổ biến khiến hàng bị chậm thông quan mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
1. Hồ sơ, chứng từ không đầy đủ hoặc sai thông tin
Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến quá trình làm thủ tục hải quan bị kéo dài.
Một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu thường có thể bao gồm các chứng từ như:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói (Packing List).
- Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill).
- Tờ khai hải quan.
- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), nếu có.
- Các giấy phép, chứng thư hoặc hồ sơ kiểm tra chuyên ngành tùy từng mặt hàng.
Chỉ cần một số thông tin giữa các chứng từ không thống nhất, chẳng hạn như:
- Sai tên hàng.
- Sai số lượng.
- Sai trọng lượng.
- Sai trị giá.
- Sai thông tin người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu.
- Thiếu chứng từ cần thiết.
…cũng có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung, chỉnh sửa hoặc giải trình thêm với cơ quan và đơn vị liên quan.
Cách hạn chế
Trước khi hàng về cảng hoặc sân bay, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ toàn bộ bộ chứng từ. Đặc biệt, cần đối chiếu thông tin giữa Invoice, Packing List, Bill of Lading và các tài liệu kỹ thuật của hàng hóa.
Việc chuẩn bị hồ sơ từ sớm sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ hàng về nhưng chưa đủ điều kiện thực hiện thủ tục thông quan.
2. Xác định chưa chính xác HS Code và chính sách mặt hàng
Một lỗi khác thường gặp là doanh nghiệp chưa xác định chính xác mã HS Code hoặc chưa kiểm tra đầy đủ chính sách quản lý đối với hàng hóa.
Việc phân loại hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều vấn đề như:
- Thuế nhập khẩu.
- Thuế giá trị gia tăng.
- Chính sách quản lý hàng hóa.
- Giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
- Kiểm tra chuyên ngành.
- Kiểm dịch.
- Kiểm tra chất lượng.
- Các yêu cầu quản lý khác tùy theo từng mặt hàng.
Nếu HS Code được xác định chưa phù hợp hoặc doanh nghiệp chưa nắm rõ chính sách áp dụng cho mặt hàng, quá trình xử lý hồ sơ có thể mất thêm thời gian để kiểm tra, bổ sung tài liệu hoặc giải trình.
Cách hạn chế
Trước khi ký hợp đồng hoặc đưa hàng về Việt Nam, doanh nghiệp nên chuẩn bị các thông tin chi tiết về sản phẩm như:
- Tên hàng.
- Thành phần.
- Công dụng.
- Chất liệu.
- Model.
- Catalogue.
- Thông số kỹ thuật.
- Hình ảnh thực tế của hàng hóa.
Thông tin càng đầy đủ thì việc nghiên cứu chính sách và chuẩn bị hồ sơ càng thuận lợi.
3. Chậm bổ sung hồ sơ hoặc giải trình khi có yêu cầu
Trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, có những trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung thêm chứng từ hoặc giải trình các thông tin liên quan đến lô hàng.
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp gặp khó khăn do:
- Không chuẩn bị sẵn hồ sơ.
- Phản hồi chậm với nhà cung cấp.
- Chứng từ từ nước ngoài gửi về chậm.
- Không có người theo dõi tiến độ lô hàng.
- Chưa thống nhất được thông tin giữa các bên.
- Chậm xử lý các vấn đề phát sinh.
Khi việc bổ sung hồ sơ kéo dài, hàng hóa có thể phải chờ thêm thời gian tại cảng, kho hoặc khu vực lưu giữ. Điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng và làm phát sinh chi phí.
Cách hạn chế
Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng về và phân công người theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện lô hàng.
Đối với các lô hàng có tính chất phức tạp hoặc là mặt hàng lần đầu nhập khẩu, việc kiểm tra trước thông tin sản phẩm và chính sách áp dụng là rất cần thiết.
Làm thế nào để hạn chế tình trạng hàng bị chậm thông quan?
Để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi hơn, doanh nghiệp nên lưu ý:
- Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đầy đủ và thống nhất.
- Kiểm tra chính sách hàng hóa trước khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
- Xác định thông tin hàng hóa rõ ràng để phục vụ việc phân loại và chuẩn bị hồ sơ.
- Theo dõi sát tiến độ vận chuyển và thời gian hàng về.
- Chủ động xử lý các yêu cầu bổ sung chứng từ.
- Phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển và đơn vị thực hiện thủ tục hải quan.
Đặc biệt, với những doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu một mặt hàng mới, việc tìm hiểu kỹ chính sách và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi hàng về có thể giúp hạn chế nhiều rủi ro phát sinh.
HP LINK hỗ trợ tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu và hải quan
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa nhưng chưa rõ:
- Mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không?
- Cần chuẩn bị những chứng từ gì?
- Có thể phát sinh những thủ tục nào?
- Cần lưu ý gì để hạn chế chậm trễ trong quá trình làm hàng?
HP LINK có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra thông tin hàng hóa, chuẩn bị hồ sơ và tư vấn quy trình thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, hải quan phù hợp với từng lô hàng.
Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn góp phần hạn chế các chi phí phát sinh trong quá trình hàng hóa về cảng hoặc cửa khẩu.
Liên hệ HP LINK để được hỗ trợ
HP LINK – Dịch vụ Logistics & Thủ tục Hải quan
Hotline: 0906 174 066
Website: dichvuhaiquanhaiphong.com
HP LINK – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình xuất nhập khẩu và logistics.
Từ khóa SEO đề xuất
Ba lỗi khiến hàng bị chậm thông quan; hàng bị chậm thông quan; nguyên nhân chậm thông quan; thủ tục hải quan; dịch vụ khai báo hải quan; dịch vụ thông quan hàng hóa; thủ tục xuất nhập khẩu; dịch vụ logistics Hải Phòng; HP LINK.
