Mục lục

🚢 MỘT ĐẦU MỐI OCEAN FREIGHT – CUSTOMS – TRUCKING: GIẢI PHÁP GIÚP DOANH NGHIỆP NHẬP KHẨU KIỂM SOÁT LOGISTICS HIỆU QUẢ HƠN

📦 HÀNG VỀ CẢNG CHƯA PHẢI LÀ KẾT THÚC CỦA MỘT LÔ HÀNG NHẬP KHẨU

Với doanh nghiệp nhập khẩu, một shipment không chỉ có cước vận tải biển – Ocean Freight.

Từ khi đặt booking đến khi container được giao về kho, doanh nghiệp có thể phải phối hợp rất nhiều công việc:

🚢 Booking và vận chuyển đường biển
📑 Theo dõi chứng từ
🛃 Làm thủ tục hải quan
📋 Kiểm tra chính sách mặt hàng nếu cần
🚛 Bố trí xe lấy container
🏭 Điều phối thời gian giao hàng về kho
💰 Kiểm soát các khoản chi phí liên quan
⚠️ Xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Nếu Ocean Freight do một bên phụ trách, Customs do một bên khác và Trucking lại thuê một nhà cung cấp khác, phòng xuất nhập khẩu của doanh nghiệp sẽ trở thành người đứng giữa để kết nối tất cả.

Khi mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch, cách làm này có thể không tạo ra nhiều khác biệt.

Nhưng chỉ cần lịch tàu thay đổi, chứng từ cần bổ sung, quá trình thông quan kéo dài hoặc kế hoạch lấy container thay đổi, việc có quá nhiều đầu mối có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để xác định:

👉 Vấn đề đang nằm ở đâu?
👉 Bộ phận nào đang xử lý?
👉 Khi nào có thể lấy hàng?
👉 Xe cần điều chỉnh như thế nào?
👉 Khi nào hàng thực sự về đến kho?

Đó là lý do một đầu mối phối hợp Ocean Freight – Customs – Trucking có thể mang lại giá trị đáng kể cho doanh nghiệp nhập khẩu.

🔗 1. OCEAN FREIGHT – CUSTOMS – TRUCKING LÀ MỘT CHUỖI, KHÔNG PHẢI BA CÔNG VIỆC TÁCH RỜI

Về nghiệp vụ, đây là ba nhóm dịch vụ khác nhau.

🚢 Ocean Freight – Vận tải biển

Bao gồm các công việc liên quan đến vận chuyển quốc tế như:

Tìm kiếm phương án vận chuyển phù hợp;

Booking;

Theo dõi lịch trình;

Theo dõi ETD/ETA;

Cut-off;

Chứng từ vận tải;

Theo dõi tình trạng shipment.

🛃 Customs – Thủ tục hải quan

Tùy từng mặt hàng và loại hình nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra:

Hồ sơ khai báo hải quan;

Mô tả hàng hóa;

HS code;

Thuế;

C/O;

Chính sách quản lý mặt hàng;

Giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc trường hợp áp dụng.

🚛 Trucking – Vận chuyển nội địa

Sau khi đủ điều kiện lấy hàng, doanh nghiệp tiếp tục phải phối hợp:

Kế hoạch lấy container;

Điều xe;

Địa điểm lấy/trả container;

Thời gian giao hàng;

Địa chỉ kho;

Khả năng tiếp nhận hàng của kho;

Các yêu cầu đặc thù của từng shipment.

📌 Vì vậy, giá trị của một đầu mối logistics không đơn giản là doanh nghiệp mua ba dịch vụ từ cùng một công ty.

Quan trọng hơn là ba công đoạn được phối hợp theo cùng một kế hoạch vận hành.

🔄 2. MỘT THAY ĐỔI Ở OCEAN FREIGHT CÓ THỂ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẢ CUSTOMS VÀ TRUCKING

Hãy lấy một tình huống đơn giản:

🚢 ETA thay đổi
⬇️
📑 Kế hoạch xử lý chứng từ cần cập nhật
⬇️
🛃 Thời điểm thực hiện các công việc hải quan liên quan có thể phải điều chỉnh
⬇️
🚛 Kế hoạch lấy container thay đổi
⬇️
🏭 Kho phải điều chỉnh lịch nhận hàng.

Nếu mỗi công đoạn do một đơn vị độc lập phụ trách, nhân viên xuất nhập khẩu phải tự truyền thông tin từ bên này sang bên kia.

Ngược lại, khi có một đầu mối theo dõi toàn bộ shipment, các bộ phận có thể chủ động cập nhật cho nhau theo tiến độ thực tế.

👉 Đây chính là điểm khác biệt giữa “mua từng dịch vụ logistics” và “quản lý một chuỗi logistics”.

📞 3. GIẢM TÌNH TRẠNG “MỖI BÊN BIẾT MỘT ĐOẠN”

Một container đã cập cảng nhưng chưa thể giao về kho.

Phòng XNK bắt đầu gọi:

☎️ Forwarder: Hàng đã về chưa? Tình trạng release thế nào?

☎️ Customs: Hồ sơ xử lý đến đâu rồi?

☎️ Trucking: Khi nào bố trí được xe?

☎️ Kho: Hôm nay có thể nhận hàng không?

Không nhất thiết bên nào làm sai.

Vấn đề nằm ở chỗ không có một đầu mối nhìn xuyên suốt toàn bộ shipment.

Khi Ocean Freight – Customs – Trucking được phối hợp tập trung, doanh nghiệp dễ xác định hơn:

✅ Hàng đang ở đâu;
✅ Hồ sơ đang ở bước nào;
✅ Công việc nào đã hoàn thành;
✅ Công việc nào đang chờ xử lý;
✅ Khi nào dự kiến lấy được hàng;
✅ Khi nào cần bố trí xe;
✅ Khi nào kho cần chuẩn bị nhận hàng.

Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều shipment mỗi tháng, việc giảm số lượng đầu mối phải liên hệ có thể giúp phòng XNK tiết kiệm đáng kể thời gian điều phối.

📑 4. CHỦ ĐỘNG KIỂM TRA CUSTOMS TRƯỚC KHI HÀNG VỀ

Một lỗi doanh nghiệp nhập khẩu nên hạn chế là:

❌ Hàng gần cập cảng mới bắt đầu kiểm tra hồ sơ và thủ tục nhập khẩu.

Tùy từng lô hàng, doanh nghiệp có thể chuẩn bị trước các thông tin như:

📄 Commercial Invoice
📄 Packing List
📄 Bill of Lading
📦 Tên hàng và mô tả chi tiết
🔢 HS code dự kiến nếu đã có
🌏 Xuất xứ hàng hóa
📜 C/O nếu có
📘 Catalogue/Specification nếu cần
🛃 Chính sách quản lý mặt hàng liên quan.

Việc kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian phát hiện:

⚠️ Chứng từ thiếu;

⚠️ Thông tin giữa các chứng từ chưa thống nhất;

⚠️ Cần bổ sung tài liệu kỹ thuật;

⚠️ Cần kiểm tra thêm HS code;

⚠️ Mặt hàng có yêu cầu quản lý chuyên ngành cần làm rõ.

Lưu ý: Không thể xác định chính xác HS code, thuế hoặc chính sách nhập khẩu chỉ từ tên thương mại của sản phẩm. Việc tư vấn cần căn cứ vào hồ sơ và đặc tính thực tế của hàng hóa cũng như quy định áp dụng tại thời điểm nhập khẩu.

🚛 5. TRUCKING ĐƯỢC CHUẨN BỊ THEO TIẾN ĐỘ LÔ HÀNG, KHÔNG PHẢI “THÔNG QUAN XONG MỚI TÌM XE”

Trucking là mắt xích cuối cùng nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp tới thời điểm doanh nghiệp thực sự nhận được hàng.

Trước khi điều xe, có thể cần xác định:

📍 Cảng/địa điểm lấy hàng
📍 Địa chỉ giao hàng
📦 Loại container
⚖️ Trọng lượng hàng
🕐 Thời gian kho có thể nhận hàng
📑 Tình trạng thông quan
🔓 Tình trạng release
🚢 ETA thực tế
⏳ Free time và các mốc thời gian cần theo dõi
🚛 Yêu cầu đặc biệt về phương tiện nếu có.

Nếu kế hoạch Ocean Freight, Customs và Trucking được phối hợp từ đầu, bộ phận vận tải có thể chuẩn bị theo tiến độ shipment thay vì chờ đến phút cuối mới nhận thông tin.

⚠️ 6. KHI PHÁT SINH SỰ CỐ, DOANH NGHIỆP BIẾT AI LÀ NGƯỜI PHỐI HỢP

Trong logistics, không đơn vị nào có thể cam kết rằng mọi shipment đều không bao giờ phát sinh vấn đề.

Lịch trình có thể thay đổi.

Chứng từ có thể cần bổ sung.

Hàng có thể phải kiểm tra thêm.

Kế hoạch giao nhận có thể phải điều chỉnh.

Vì vậy:

Một đầu mối không có nghĩa là không phát sinh sự cố. Giá trị nằm ở việc khi có sự cố, trách nhiệm phối hợp được xác định rõ hơn.

Thay vì doanh nghiệp phải tự tìm xem vấn đề thuộc Ocean Freight, Customs hay Trucking, đầu mối logistics có thể tập hợp thông tin từ các bộ phận liên quan và cập nhật phương án xử lý.

💰 7. KIỂM SOÁT “TỔNG LOGISTICS COST” THAY VÌ CHỈ SO OCEAN FREIGHT

Khi nhập khẩu, một trong những câu hỏi đầu tiên thường là:

💬 “Ocean Freight bao nhiêu?”

Đây là thông tin quan trọng nhưng chưa đủ.

Tổng chi phí logistics của shipment có thể bao gồm:

🚢 Ocean Freight

+ ⚓ Local Charges
+ 🛃 Customs
+ 🚛 Trucking
+ 🏗️ Handling/các dịch vụ liên quan nếu phát sinh
+ ⚠️ Các khoản phát sinh thực tế nếu có

Do đó:

Ocean Freight thấp nhất chưa chắc đồng nghĩa với tổng chi phí logistics thấp nhất.

Khi so sánh hai phương án, doanh nghiệp nên xem đồng thời:

🔹 Cước biển;
🔹 Lịch trình phù hợp hay không;
🔹 Transit time;
🔹 Local charges;
🔹 Free time;
🔹 Khả năng phối hợp Customs;
🔹 Phương án Trucking;
🔹 Khả năng xử lý khi có phát sinh.

🎯 Mục tiêu cuối cùng nên là một phương án logistics phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, thay vì chỉ tìm một dòng cước biển thấp.

👨‍💼 8. GIẢM ÁP LỰC CHO PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU VÀ MUA HÀNG

Với một vài shipment mỗi tháng, doanh nghiệp có thể chưa thấy rõ sự khác biệt.

Nhưng khi sản lượng tăng, phòng XNK phải liên tục:

🔄 Check ETD/ETA
📧 Theo dõi chứng từ
🛃 Làm việc với Hải quan
🚛 Điều xe
🏭 Báo kế hoạch kho
📞 Theo dõi giao hàng
💰 Kiểm tra chi phí
⚠️ Xử lý phát sinh.

Nếu mỗi công đoạn do một nhà cung cấp khác nhau thực hiện, nhân sự XNK còn phải làm thêm một nhiệm vụ:

“Điều phối các nhà cung cấp logistics.”

Một đầu mối phối hợp tốt giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc trung gian này để tập trung vào:

🎯 Kế hoạch mua hàng;
🎯 Kế hoạch nhập khẩu;
🎯 Quản trị tồn kho;
🎯 Kế hoạch sản xuất;
🎯 Quản trị chi phí.

📋 CHECKLIST: MUỐN BÁO GIÁ OCEAN FREIGHT + CUSTOMS + TRUCKING, CẦN GỬI GÌ?

Để HP LINK hoặc đơn vị logistics có đủ dữ liệu kiểm tra phương án, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

✅ POL – Port of Loading: Cảng xếp hàng
✅ POD – Port of Discharge: Cảng dỡ hàng
✅ Commodity: Tên và mô tả hàng hóa
✅ Quantity: Số container/sản lượng
✅ Container Type: 20DC, 40DC, 40HC... nếu đã xác định
✅ Gross Weight: Trọng lượng hàng
✅ ETD: Thời gian dự kiến xuất hàng
✅ Incoterms: EXW, FOB, CFR, CIF...
✅ Delivery Address: Địa chỉ giao hàng cuối cùng
✅ Invoice/Packing List: Nếu đã có
✅ HS code dự kiến: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng
✅ C/O: Nếu có
✅ Catalogue/Specification: Với những mặt hàng cần làm rõ đặc tính
✅ Yêu cầu về thời gian giao hàng, free time hoặc phương tiện đặc biệt nếu có.

📌 Nếu chưa đủ dữ liệu, cần bổ sung thông tin trước khi xác nhận phương án hoặc báo giá chính xác.

🚨 NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI DOANH NGHIỆP TỰ PHỐI HỢP NHIỀU NHÀ CUNG CẤP

❌ 1. Chỉ chọn Ocean Freight thấp nhất

Không kiểm tra đầy đủ local charges, free time, lịch trình và chi phí phía sau.

❌ 2. Hàng gần về mới kiểm tra Customs

Nếu hồ sơ hoặc chính sách mặt hàng có vấn đề, doanh nghiệp dễ bị động.

❌ 3. Thông quan xong mới bắt đầu tìm xe

Có thể ảnh hưởng kế hoạch lấy hàng và giao kho.

❌ 4. Không có người chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ shipment

Khi có sự cố, nhiều bên cùng tham gia nhưng doanh nghiệp mất thời gian xác định vấn đề đang nằm ở đâu.

❌ 5. Xin giá “ALL-IN” khi thông tin hàng chưa đầy đủ

Thiếu commodity, trọng lượng, điều kiện thương mại, địa chỉ giao hàng hoặc hồ sơ cần thiết có thể khiến báo giá phải điều chỉnh khi có thêm dữ liệu.

❌ 6. Không cập nhật thay đổi cho tất cả các bên

Ocean Freight thay đổi lịch nhưng nhà xe hoặc kho không nhận được thông tin kịp thời, dẫn đến kế hoạch giữa các bộ phận không còn đồng bộ.

🚢 HP LINK – MỘT ĐẦU MỐI PHỐI HỢP OCEAN FREIGHT – CUSTOMS – TRUCKING

Qua kinh nghiệm thực tế xử lý các lô hàng xuất nhập khẩu, HP LINK cho rằng doanh nghiệp không nhất thiết phải mua tất cả dịch vụ từ một nhà cung cấp.

Điều quan trọng hơn là phải có một đầu mối đủ khả năng theo dõi toàn bộ shipment và phối hợp các mắt xích liên quan.

Bởi mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp không chỉ là:

❌ “Mua được Ocean Freight rẻ.”

Mà phải trả lời được cả chuỗi câu hỏi:

🚢 Hàng đi phương án nào phù hợp?
📑 Hồ sơ cần chuẩn bị những gì?
🛃 Thủ tục cần kiểm tra ra sao?
🚛 Khi nào có thể lấy hàng?
🏭 Khi nào hàng về đến kho?
💰 Tổng chi phí logistics dự kiến như thế nào?

Khi Ocean Freight – Customs – Trucking được phối hợp theo một kế hoạch thống nhất, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn về tiến độ, thông tin và kiểm soát chi phí.

📩 DOANH NGHIỆP ĐANG CÓ LÔ HÀNG NHẬP KHẨU? GỬI HP LINK 5 THÔNG TIN

Để HP LINK kiểm tra phương án và báo giá, Quý doanh nghiệp vui lòng gửi:

📍 POL – Cảng xếp hàng
📍 POD – Cảng dỡ hàng
📦 Mặt hàng
🚢 Số container/sản lượng
📅 Thời gian dự kiến