Hồ sơ hải quan cừ Larsen nhập khẩu thường chỉ gồm vài tờ chứng từ, nhưng các con số trên đó phải khớp nhau đến từng bó, từng tấn. Bài này dành cho phòng mua hàng của nhà thầu và đơn vị cho thuê cừ, giúp tự kiểm bộ chứng từ trước khi giao cho đại lý hải quan mở tờ khai tại cảng Hải Phòng.
Kinh nghiệm của HP LINK khi làm hàng cừ tại cảng Đoạn Xá cho thấy phần lớn việc phải sửa tờ khai bắt nguồn từ chứng từ lệch nhau, chứ không phải từ hàng hóa.
Bộ chứng từ cơ bản của một lô cừ Larsen
Theo Luật Hải quan số 54/2014/QH13 và Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC), hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu thương mại gồm tờ khai và các chứng từ liên quan. Với lô cừ thép, bộ chứng từ thường có:
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract) ghi loại cừ, mác thép, chiều dài, số lượng, dung sai.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói (Packing List) ghi số bó, số thanh mỗi bó, chiều dài, khối lượng.
- Vận đơn (B/L) đường biển, với tàu rời có thể kèm hợp đồng thuê tàu.
- Chứng chỉ chất lượng nhà máy (Mill Test Certificate, MTC).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu muốn hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, ví dụ C/O mẫu E với hàng Trung Quốc.
Bốn con số phải khớp trên mọi chứng từ
Tên hàng và quy cách
Tên hàng nên thống nhất một cách ghi, ví dụ "Hot rolled steel sheet pile, Larsen type IV, 400x170x15.5mm, grade SY295". Nếu invoice ghi "U-type sheet pile" còn MTC ghi "Larssen IV" thì vẫn chấp nhận được về nghĩa, nhưng kích thước và mác thép phải giống hệt nhau.
Số bó và số thanh
Packing list ghi tổng số bó và số thanh. B/L với hàng rời thường ghi số bó (bundles) hoặc số thanh (pieces). Hai số này lệch nhau là lỗi rất hay gặp khi nhà máy đóng bó lại sau khi đã lập packing list.
Khối lượng
Cừ thường bán theo trọng lượng lý thuyết hoặc trọng lượng cân thực tế. Cần biết invoice tính tiền theo cách nào, rồi đối chiếu với khối lượng trên B/L và packing list. Cách tính trọng lượng lý thuyết đã có trong bài trọng lượng lý thuyết cừ Larsen và cách khai hải quan.
Số hiệu lô sản xuất (heat number)
MTC ghi heat number. Tem trên bó cừ cũng có số này. Khi kiểm hóa, cán bộ hải quan có thể đối chiếu tem bó với MTC, nên MTC phải phủ đủ các heat number có trong lô.
Bảng tự kiểm trước khi gửi đại lý hải quan
| Nội dung | Invoice | Packing list | B/L | MTC |
|---|---|---|---|---|
| Loại cừ, kích thước | Có | Có | Thường ghi chung | Có |
| Mác thép | Có | Nên có | Không bắt buộc | Có |
| Số bó, số thanh | Có thể có | Có | Có | Có thể có |
| Khối lượng | Có | Có | Có | Có |
| Heat number | Không | Nên có | Không | Có |
Ô nào ghi "Có" ở hai chứng từ trở lên thì số liệu phải giống nhau. Chỗ nào lệch, đề nghị người bán sửa chứng từ trước khi hàng về, vì sửa sau khi đã mở tờ khai sẽ phải khai bổ sung tờ khai hải quan.
Các lỗi chứng từ hay gặp với cừ Larsen
- Packing list ghi chiều dài 12m, thực tế có bó 15m do người bán giao bù.
- Invoice gộp cừ thường và cừ góc chung một dòng, trong khi packing list tách riêng.
- MTC thiếu một vài heat number vì nhà máy cấp theo đợt sản xuất.
- C/O ghi mô tả hàng khác invoice hoặc ghi sai số hóa đơn. Lỗi C/O với cừ đã có bài riêng về C/O Form E cho cọc cừ thép Trung Quốc.
- Tên người nhận hàng trên B/L khác tên doanh nghiệp đứng tờ khai.
Kinh nghiệm thực tế của HP LINK
Với lô cừ đi tàu rời, HP LINK đề nghị khách gửi bản nháp invoice, packing list và MTC ngay khi người bán xếp hàng ở cảng đi. Bộ phận chứng từ của HP LINK đối chiếu trước, báo lại chỗ lệch để người bán sửa khi tàu còn trên biển.
Khi hàng về cảng Đoạn Xá, nhân viên hiện trường kiểm tem bó, đếm số bó trên bãi và so với packing list. Việc này giúp phát hiện sớm bó thiếu hoặc bó lạc lô trước khi khai báo chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc nộp MTC khi làm tờ khai cừ Larsen không?
MTC không phải chứng từ bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng rất nên có. MTC giúp chứng minh quy cách, mác thép khi bị kiểm hóa hoặc khi xác định mã HS.
Invoice và packing list lệch khối lượng vài trăm kg có sao không?
Cần xác định lệch do cách tính (lý thuyết hay cân thực tế) hay do sai số liệu. Nếu do cách tính, nên ghi rõ trên chứng từ. Nếu sai số liệu, nên đề nghị người bán sửa trước khi mở tờ khai.
Hàng về rồi mới phát hiện chứng từ sai thì làm gì?
Có thể yêu cầu người bán cấp lại chứng từ đúng, hoặc khai bổ sung theo quy định. Mỗi trường hợp cần xem cụ thể, nên liên hệ đại lý hải quan trước khi xử lý.
Kết luận
Kiểm bộ chứng từ cừ Larsen trước khi hàng về là cách đơn giản nhất để tờ khai không phải sửa. Nếu doanh nghiệp cần người đối chiếu giúp, HP LINK nhận kiểm chứng từ và khai hải quan cừ Larsen tại Hải Phòng. Văn bản pháp luật có thể thay đổi, doanh nghiệp nên kiểm tra lại quy định mới nhất trước khi làm hàng.
Liên hệ HP LINK
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ HP LINK (HP LINK INTERNATIONAL LOGISTICS CO.,LTD)
Hotline/Zalo/WeChat/WhatsApp: 0906 174 066
Email: sales@hplink.com.vn
Website: dichvuhaiquanhaiphong.com
Văn phòng Hải Phòng: Phòng 802–803, Tầng 8, Tòa nhà Apollo, số 1A/10 lô 8A đường Lê Hồng Phong, Phường Gia Viên, TP Hải Phòng.
Văn phòng đại diện TP.HCM: Tòa nhà số 20, Đường số 8, KDC CityLand Park Hills, Phường Gò Vấp, TP.HCM.
