QUY TRÌNH NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN: TỪ SỐ 0 ĐẾN KHI HÀNG VỀ KHO

Bạn mới dấn thân vào ngành Xuất Nhập Khẩu? Bạn sợ nhất là hàng về đến cảng nhưng “mắc kẹt” vì thiếu chứng từ hay sai quy trình? Đừng lo, đây là 11 bước “xương máu” giúp bạn vận hành lô hàng trơn tru như một Pro

1. Check “Visa” cho hàng hóa (Giấy phép nhập khẩu)

Trước khi chốt đơn, hãy kiểm tra mã HS Code xem hàng có thuộc diện: Cấm nhập, Nhập khẩu có điều kiện, hay Kiểm tra chuyên ngành (KTCN) không?

Note: Đừng đợi hàng về mới xin giấy phép. Hãy làm việc với Cục quản lý chuyên ngành (Y tế, Công thương, Kiểm dịch…) ngay từ khi hàng còn ở kho bên bán.

2. Chọn “Nhà xe” đại dương (Booking)

Tùy vào điều kiện Incoterms (EXW, FOB…), bạn hoặc người bán sẽ đặt chỗ trên tàu.

Hãy ưu tiên chọn Forwarder có thế mạnh tuyến đó để lấy được Space (chỗ) tốt và Free time (thời gian miễn phí lưu cont/bãi) dài tại cảng đích.

3. “Soi” Booking – Chốt lịch trình

Đừng chỉ cầm tờ Booking rồi để đó. Hãy kiểm tra kỹ: Closing time (hạn cuối hạ bãi), ETD/ETA (ngày đi/đến dự kiến), và đặc biệt là các loại phí Local Charges tại đầu Việt Nam để tránh bị “sốc” hóa đơn sau này.

4. Giám sát “Đóng gói & Seal chì”

Hàng đi đường biển thường chịu rung lắc và độ ẩm cực cao.

Bạn nên yêu cầu bên bán chụp ảnh quá trình đóng hàng vào cont, số Seal (chì) phải rõ nét. Nếu là hàng gỗ, bắt buộc phải có chứng thư Fumigation (Khử trùng) để tránh bị phạt tại cảng đến.

5. Bộ chứng từ – “Lệnh bài” thông quan

Đây là bước dễ sai sót nhất. Bạn cần chuẩn bị: Bill of Lading (Vận đơn), Invoice, Packing List, C/O (nếu có).

Thông tin trên các chứng từ phải khớp nhau 100% (Số cont, số seal, trọng lượng, tên hàng). Một dấu phẩy sai chỗ cũng có thể khiến bạn tốn vài triệu tiền chỉnh sửa Manifest!

6. Arrival Notice (AN) – Hồi chuông báo thức

Khi tàu còn cách cảng khoảng 2-5 ngày, bạn sẽ nhận được AN.

Kiểm tra phí Local Charges trên AN, thanh toán cho hãng tàu/Forwarder để lấy D/O (Lệnh giao hàng). Không có D/O, không thể lấy hàng!

7. Khai báo Hải quan (VNACCS/VCIS)

Sử dụng phần mềm ECUS để truyền tờ khai.

Lưu ý: Hãy truyền tờ khai luôn và ngay khi có AN và đủ bộ chứng từ nháp để biết luồng (Xanh/Vàng/Đỏ). Đừng để nước đến chân mới nhảy!

8. Cuộc chiến tại Cửa khẩu (Thông quan)

• Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.

• Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa (Kiểm hóa).

Note: Chuẩn bị sẵn hình ảnh sản phẩm, catalogue để giải trình với hải quan về mã HS hoặc trị giá nếu bị nghi ngờ.

9. Thanh lý & Lấy hàng (E-Port)

Nộp thuế, hoàn tất thủ tục trên hệ thống cảng điện tử (E-Port). Đổi lệnh tại cảng để lấy Phiếu EIR (Phiếu giao nhận container).

10. Điều phối vận chuyển & Trả Cont rỗng

Thuê xe đầu kéo đưa hàng về kho.

Theo dõi chặt chẽ ngày hết hạn DET (miễn phí lưu cont tại kho). Trả cont muộn 1 ngày có thể mất từ $30 – $100 tùy hãng tàu. Nhớ lấy Phụ lục trả rỗng để làm bằng chứng đã hoàn thành.

11. Hậu kiểm & Lưu trữ hồ sơ

Logistics không kết thúc khi hàng vào kho.

Theo quy định, hồ sơ hải quan phải lưu ít nhất 5 năm nên phải nhớ lữu trự lại mọi thứ cần thiết nhà

Nếu hàng hư hỏng, hãy giữ nguyên hiện trạng, chụp ảnh và mời bảo hiểm/giám định lập biên bản ngay tại chỗ.