QUY TRÌNH "LẤY BOOKING" TÀU

QUY TRÌNH “LẤY BOOKING” TÀU

Mình thấy nhiều bạn khi mới vào nghề hoặc đi thực tập thường khá lúng túng khi bắt đầu quy trình làm Booking (đặt chỗ) với hãng tàu/forwarder. Nhìn qua thì đơn giản, nhưng nếu không làm bài bản, chỉ cần sai một chi tiết nhỏ là lô hàng “bay màu”, kéo theo chi phí phát sinh cực kỳ lớn cho doanh nghiệp.

Dưới đây là quy trình 4 bước mình đã đúc kết từ thực tế công việc hàng ngày, các bạn lưu lại để bỏ túi nhé:

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ THÔNG TIN

Trước khi liên hệ lấy booking, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ bộ thông tin sau để tránh phải chỉnh sửa nhiều lần (đặc biệt quan trọng với hàng xuất khẩu):

• Tuyến đường: Cảng đi (POL) – Cảng đến (POD).

• Thông tin hàng: Tên hàng (Commodity), Trọng lượng (Weight) – Cái này cực quan trọng để hãng tàu sắp xếp vị trí container.

• Loại container & Số lượng: 20’DC, 40’HC hay container lạnh? Cần bao nhiêu chiếc?

• Thời gian dự kiến (ETD): Ngày bạn muốn hàng lên tàu.

BƯỚC 2: GỬI YÊU CẦU BOOKING

Bạn có thể gửi yêu cầu này cho Hãng tàu (Carrier) hoặc Đại lý vận tải (Forwarder) qua Email, hệ thống E-booking (trên web hãng tàu), hoặc qua phần mềm chuyên dụng.

Nội dung email yêu cầu cần có:

– Tiêu đề rõ ràng: Booking Request – [Tên hàng] – [Cảng đi] – [Cảng đến].

– Thông tin người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee) dự kiến.

– Thời gian dự kiến đóng hàng (Closing time).

– Yêu cầu về dịch vụ (ví dụ: cần free time tại cảng đến)

BƯỚC 3: NHẬN BÁO GIÁ & CÂN NHẮC “BÀI TOÁN” CHI PHÍ

Đừng chỉ nhìn vào con số cước biển (Ocean Freight). Hãy nhìn tổng quan các chi phí để đánh giá:

• Chi phí: Tổng Local Charges + Ocean Freight đã tối ưu chưa?

• Transit Time: Tàu đi thẳng (Direct) hay đi chuyển tải (Transit)?

• Lịch trình: Có khớp với tiến độ sản xuất và đóng hàng tại xưởng không?

• Đặc biệt: Nhớ check cả Free Time (DEM/DET). Một chút “ưu đãi” về thời gian miễn phí lưu bãi sẽ là cứu cánh nếu lô hàng của bạn gặp sự cố ở cảng đích.

BƯỚC 4: KIỂM TRA “BOOKING CONFIRMATION” – ĐỪNG ĐỂ SAI SÓT!

Khi cả 2 bên để đi đến thống nhất thì hãng tàu sẽ gửi lại cho bạn bản xác nhận đặt chỗ. Khi nhận được Booking Confirmation, hãy kiểm tra kỹ

• Vessel/Voyage: Tên tàu và số chuyến.

• Empty Pick-up Depot: Nơi lấy vỏ rỗng. Lấy sai depot là “mất trắng” tiền xe chạy lòng vòng đấy!

• Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải (nếu có).

• Số lượng container được cấp.

3 MỐC THỜI GIAN BẠN CẦN ĐẶC BIỆT LƯU Ý:

– CY Cut-off (Giờ cắt máng): Hàng phải nằm trên bãi trước giờ này.

– SI Cut-off (Hạn nộp chi tiết Bill): Quá giờ này là bị phạt chỉnh sửa Bill, tốn phí vô ích.

– VGM Cut-off (Hạn nộp phiếu cân): Quy định bắt buộc theo công ước SOLAS.

BƯỚC 5: TRIỂN KHAI PHỐI HỢP LIÊN PHÒNG BAN

Sau khi có Booking, hãy kết nối ngay:

• Gửi Booking cho Nhà xe (Trucking): Để họ chủ động lấy lệnh, kéo vỏ và đóng hàng.

• Gửi cho Ops/Hải quan: Truyền tờ khai, làm thủ tục thông quan kịp thời trước giờ cắt máng.

BƯỚC 6. KIỂM TRA VÀ CẬP NHẬT

– Đóng hàng: Điều phối việc đóng hàng vào container đúng hạn.

– SI (Shipping Instruction): Gửi thông tin chi tiết lô hàng (SI) cho hãng tàu trước thời hạn SI Cut-off ghi trên Booking để họ làm Bill of Lading.

– VGM (Verified Gross Mass): Thực hiện khai báo khối lượng toàn bộ container theo quy định SOLAS

Trong nghề này, sự chỉn chu là vũ khí sắc bén nhất. Sai một ly là đi một dặm, nhưng nếu nắm vững quy trình, bạn sẽ luôn làm chủ được lô hàng, dù áp lực có lớn đến đâu.

𝐂Ô𝐍𝐆 𝐓𝐘 𝐓𝐍𝐇𝐇 𝐆𝐈𝐀𝐎 𝐍𝐇Ậ𝐍 𝐐𝐔Ố𝐂 𝐓Ế 𝐇𝐏 𝐋𝐈𝐍𝐊

Sales Director Mr Doanh: 0906 174 066